Méthode de gestion – relations avec la collectivité et les parties intéressées

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Principales occasions et principaux risques

Occasions :

  • En comprenant les enjeux des parties intéressées, nous pouvons prendre de meilleures décisions d'affaires et atténuer les risques. Identifier les préoccupations des parties intéressées et y répondre adéquatement aide à trouver des solutions rapides, rentables et mutuellement avantageuses. De telles approches constructives nous aident à créer des collectivités plus fortes, sécuritaires et saines pour nos employés, leurs familles et les résidants locaux.
  • Les investissements dans les collectivités peuvent aider à réaliser les stratégies de l'entreprise ou des parties intéressées (p. ex., embauche des Autochtones ou des résidants locaux), appuyer les stratégies de développement des collectivités, améliorer les relations avec les parties intéressées, appuyer le recrutement et le maintien en poste d'employés qualifiés, créer un engagement de la part des employés et une culture et améliorer la réputation de la Société à titre d'entreprise socialement responsable.

Risques :

  • Un manque d’engagement réel envers les parties intéressées peut amener l'interruption des activités et le report d'approbation en raison des préoccupations des parties intéressées.
  • Un manque de planification proactive pour identifier les parties intéressées et leurs besoins peut créer des enjeux en cas d’incidents et affecter la notification et le soutien aux parties intéressées.
  • Un manque d’engagement proactif avec les parties intéressées pourrait amener un manque d'identification des risques et, par conséquent, créer des mesures d'atténuation.
  • Les collectivités qui n'ont ni infrastructure adéquate ni capacité peuvent avoir une incidence directe sur les coûts d'exploitation — taxes plus élevées, augmentation des coûts liés au recrutement et au maintien de l'effectif.

Principe

  • Les principes et le cadre de travail sur les relations avec les parties intéressées et les Autochtones canadiens de Suncor continueront de refléter notre engagement ferme et continu envers la collaboration, la transparence et le respect de tous les points de vue. Ces principes reconnaissent que nous devons :
    • mobiliser les parties intéressées rapidement et adéquatement
    • présenter des rapports objectifs sur nos activités
    • fournir régulièrement des nouvelles sur nos activités et nos plans d'agrandissement
  • Le principe sur les relations avec les Autochtones canadiens de Suncor a été traduit oralement en cri et en déné sur suncor.com afin que les collectivités autochtones puissent avoir accès au principe.
  • Suncor s'est également engagée à contribuer au développement économique et social des collectivités au sein desquelles elle exerce des activités et à mener celles-ci de manière sécuritaire et respectueuse de l'environnement.
  • La Fondation Suncor Énergie a été créée à titre d'organisme de bienfaisance canadien afin de gérer les contributions versées à des bénéficiaires admissibles au Canada.

Responsabilité fonctionnelle

  • La vice-présidente, Développement durable et communications coordonne les fonctions Relations avec les parties intéressées et les Autochtones et Investissements dans la collectivité et relève du vice-président directeur, Services d'entreprise.
  • Chaque unité commerciale principale dispose de personnel affecté aux relations avec les parties intéressées qui se charge de l'interaction directe avec les parties intéressées locales conformément aux activités de l'entreprise. Ces responsables des relations avec les parties intéressées relèvent d'un directeur divisionnaire de fonction. De plus, Suncor dispose d’une équipe de l'entreprise chargée de l'élaboration d'un cadre de gouvernance, d'un principe, de processus et de formation portant sur les relations avec les parties intéressées et les Autochtones afin d'assurer une application uniforme à l'échelle de la Société.
  • La Fondation Suncor Énergie est un organisme de bienfaisance enregistrée créé pour gérer les investissements caritatifs au Canada au nom de Suncor Énergie.
  • La Fondation Suncor Énergie :
    • est une entité distincte qui respecte toutes les exigences établies pour les organismes de bienfaisance par l'Agence du revenu du Canada.
    • dispose d'un comité présidé par le vice-président directeur, Services d'entreprise
    • compte parmi ses membres des vice-présidents des unités commerciales et fonctions
  • Le Conseil d'administration de la Fondation Suncor Énergie s'occupe de la gouvernance de l'ensemble de la stratégie d'investissement dans la collectivité, et est directement responsable des investissements effectués par la Fondation.
  • L'équipe de gestion relève du directeur général, Développement durable.
  • La majorité de nos investissements dans la collectivité est gérée par l'intermédiaire de la Fondation Suncor Énergie. Toute demande de financement dépassant 50 000 $ est examinée par le Conseil d'administration de la Fondation. Chaque unité commerciale gère un petit budget d'investissement dans la collectivité pour soutenir les initiatives locales, dont les commandites locales, les tournois de golf et autres événements.
  • Il y va de la responsabilité de chaque employé de Suncor de maintenir des relations favorables et productives avec la collectivité.

Principales stratégies et procédures de mise en œuvre

  • Le cadre de gestion des relations avec les parties intéressées de Suncor assiste les spécialistes en la matière et assure l'uniformité de l'approche dans toutes les unités commerciales et comprend ce qui suit :
    • analyse des risques sociaux
    • identification des parties intéressées
    • planification de l’engagement des parties intéressées
    • formation en matière de relations avec les Autochtones et les parties intéressées, incluant gestion de la colère et diversité
    • mécanisme de grief
    • système de gestion de l'information sur les parties intéressées
    • outils et modèles
    • données sur le processus de gestion des enjeux
  • Les processus d'investissement dans la collectivité de Suncor incluent une procédure d'inscription en ligne uniforme pour toutes les demandes de financement
    • Toutes les demandes sont évaluées et affectées au partenaire commercial approprié aux fins d'étude et d'approbation
    • Toutes les demandes supérieures à 50 000 $ et demandes proactives sont évaluées par le conseil de la Fondation Suncor Énergie chaque trimestre
    • Toutes les demandes de subvention reçoivent une confirmation, une approbation ou un refus par courriel; les organismes dont la demande est approuvée recevront une lettre accompagnée d'un chèque
    • Toutes les subventions pluriannuelles sont approuvées annuellement avant le traitement du prochain versement
    • Les états financiers de la Fondation Suncor Énergie sont vérifiés par un organisme externe et la Fondation dépose une déclaration de revenus distincte chaque année

Changements importants apportés aux systèmes et aux structures pour améliorer le rendement

  • En avril 2013, une restructuration organisationnelle a scindé les fonctions Investissements dans la collectivité et Relations avec les parties intéressées et avec les Autochtones afin d'établir clairement le rôle essentiel des Relations avec les parties intéressées et les Autochtones au sein de l'entreprise et de permettre à la haute direction et aux équipes de leadership de se concentrer davantage sur celles-ci. La nouvelle équipe relève directement d'un directeur général, Relations avec les parties intéressées et les Autochtones qui lui relève de la vice-présidents, Développement durable et communications should read de la vice-présidente, Développement durable et communications. L'équipe Investissements dans la collectivité relève directement du titulaire d'un nouveau poste de directeur général, Développement durable qui lui relève de la vice-présidente, Développement durable et communications.
  • Ce changement organisationnel vise à renforcer les deux fonctions. La fonction Relations avec les parties intéressées et avec les Autochtones s'est positionnée de façon à pouvoir bénéficier d'une équipe de professionnels et de la supervision de la haute direction. Le rôle de la fonction Investissements dans la collectivité est désormais plus étroitement lié au groupe Développement durable qui contribuera à intégrer de façon formelle une approche axée sur le triple résultat en matière de développement durable dans la culture de l'entreprise.
  • La collaboration de ces deux groupes sous la supervision d'un même leader depuis la fusion en 2009 leur permettra de bâtir sur les notions acquises tout en poursuivant l'élaboration d'objectifs au niveau social et de plans de développement des collectivités.
  • La stratégie de la Fondation Suncor Énergie se concentre sur le développement de collectivités dynamiques en orientant les investissements intégrés pour :
    • favoriser le renforcement des compétences et des connaissances en investissant dans la main-d'œuvre actuelle et future
    • contribuer à notre avenir énergétique — en collaborant avec les autres, nous trouverons des solutions aux enjeux énergétiques des collectivités
    • développer des leaders dans les collectivités — renforcer les collectivités en appuyant et perfectionnant des leaders dans le secteur social
    • stimuler l'innovation — soutenir les initiatives culturelles uniques qui alimentent la créativité et définissent la collectivité
    • mobiliser les citoyens — appuyer et encourager l'engagement dans les collectivités, en particulier de la part des employés de Suncor
  • L'évaluation initiale du Système de gestion de l’excellence opérationnelle, qui comprenait une révision de l'élément 13 — Communications et relations avec les groupes d'intérêt, s'est conclue par l'établissement d'un plan pour combler les écarts axés sur la formation sur les relations avec les parties intéressées et sur le système de gestion de l'information sur les parties intéressées.
  • Suncor joue un rôle de premier plan dans le développement d'un nouvel organisme de collaboration pour l'industrie à Wood Buffalo afin d'aborder les enjeux socioéconomiques dont la réussite des Autochtones, l'embauche de main-d'œuvre, l'infrastructure et la viabilité des collectivités.

Formation et sensibilisation

  • La formation de sensibilisation aux collectivités autochtones de Suncor a été bien reçue dans l'entreprise. Elle est offerte par le biais de Solution d'apprentissage Suncor, aux employés ainsi qu'à des groupes en particulier identifiés comme prioritaires compte tenu des exigences de leur travail qui nécessite une interaction avec les Autochtones (leaders de raffinerie, ressources humaines, leaders des ventes au détail). Nous travaillons aussi afin d’élaborer une formation de base sur la sensibilisation aux collectivités autochtones en ligne pour que plus d’employés puissent en bénéficier.
  • La formation sur la relation avec les parties intéressées a été identifiée comme un écart à combler lors de l'évaluation de base du Système de gestion de l’excellence opérationnelle. La formation a été élaborée et offerte aux représentants des relations avec les parties intéressées au début de 2014. Le travail se poursuit pour identifier d’autres postes sont les titulaires doivent suivre cette formation.
  • Tous les membres du conseil de la Fondation Suncor Énergie participent à une séance d'orientation dans le cadre de leurs activités d'intégration et tous les nouveaux leaders susceptibles de prendre des décisions concernant les subventions et les commandites ont suivi une formation sur le développement de nouveaux outils.
  • Toutes les unités commerciales élaborent des plans d'investissements dans la collectivité sur cinq ans, alignés sur la stratégie de la Fondation Suncor Énergie, qui fourniront une base pour former les leaders de ces unités commerciales.

Surveillance et suivi

  • Tous les deux ans, Suncor mène des sondages périodiques auprès des parties intéressées dans les collectivités où elle exerce des activités, afin d'obtenir une mesure de son rendement fondé sur les résultats et la perception des parties intéressées. Des paramètres de mesure autocentrés (vérifications et évaluations périodiques) du système de gestion des relations avec les parties intéressées sont en cours d'élaboration.
  • Nous élaborons des plans de mobilisation des collectivités afin d'aborder les enjeux que les parties intéressées ont soulevés dans le cadre du sondage.
  • En tant qu'organisme de bienfaisance enregistré au Canada, la Fondation Suncor Énergie fait l'objet d'une vérification annuelle et doit produire ses états financiers chaque année.
  • À titre de membre du London Benchmarking Group Canada, Suncor participe chaque année au processus d'étalonnage.
  • Un nouvel outil de mesure et d'évaluation est en cours de développement pour mesurer les résultats du nouveau programme d'investissement dans la collectivité.

Objectifs et rendement

  • Outre le soutien des parties intéressées envers les activités continues et les initiatives de croissance, les objectifs de 2013 comprenaient la mise en place des principes et d'un cadre de travail en matière de relations avec les parties intéressées et les Autochtones, ainsi que la mise en place d'une nouvelle stratégie d'investissement dans la collectivité.
  • En 2013 et 2014, nous mettrons également en place une stratégie de collaboration économique avec les Autochtones et élaborerons des recommandations pour l'embauche d'Autochtones.
  • L'entreprise s'est fixée comme objectif d'accroître les avantages socioéconomiques pour les collectivités autochtones touchées par nos activités. Cet objectif s'est concrétisé dans le cadre de nos plans commerciaux et d'objectifs fonctionnels. En 2013 et 2014, nous avons mis l’accent sur les dépenses de Suncor auprès des entreprises autochtones de Wood Buffalo. Le travail se poursuit afin de mettre en œuvre un principe de collaboration économique avec les Autochtones dans l’ensemble de l’entreprise.
  • Les objectifs en matière d'investissement dans la collectivité comprennent le lancement de nouveaux programmes de bénévolat à l'intention des employés et l'augmentation du taux de participation à ces programmes dans l'ensemble de l'entreprise ainsi que le lancement de nouveaux processus de communication.
  • Voir les données sur la performance de Suncor.

Principales réussites et lacunes

  • Une recherche auprès de parties intéressées externes effectuée au début de 2013 a permis d'établir une base de comparaison avec la recherche de 2010 sur notre rendement et les perceptions de nos parties intéressées. Bien que la recherche identifie plusieurs éléments qui doivent encore être améliorés, une amélioration significative des pointages pour les relations avec les collectivités et avec les parties intéressées a été démontrée.
  • Le travail est actuellement en cours pour combler les écarts identifiés lors de l'évaluation initiale du Système de gestion de l’excellence opérationnelle.
  • L'intégration de la mission, de la vision et des valeurs dans l'entreprise par le biais d'investissements dans la collectivité et des relations avec les parties intéressées et les Autochtones contribuera à fournir des outils aux leaders afin de tenir compte de la dimension sociale lors des prises de décision et de l'évaluation des risques.